目前，我市绝大多数区县已建起了政务数据交换中心用于党政机关电子公文的内部流转，由于电子公文与传统纸质公文从产生、形成到传递、存放、管理等方面在技术上、方法上都有着质的差别，也就使得各区县政务数据交换中心所形成的电子公文数据质量参差不齐，现笔者就我市各区县电子公文流转过程中特别应注意的公文格式规范及公文合法性谈谈自己的一点看法。

一、各区县政务数据交换中心现状

电子公文具有信息容量大、传输速度快、资源共享等优势，已成为公文处理工作发展的必然趋势。从2004年到现在，我市各区县已陆陆续续地建起了各自的政务数据交换中心用于内部电子公文的流转。目前已经实现了市与区县、区县与区县、区县与各辖区乡镇（街道）的电子公文流转，在提高工作效率、节约支出等方面取得了显著成效。

二、现阶段各区县电子公文普遍存在的问题及原因分析

虽然电子公文比传统纸质文件在形成、传递、存放及管理等方面有着不可比拟的优势，但目前各区县在政务数据交换中心所流转中的电子公文无论是格式规范还是其在现实生产生活中的合法性问题都没有得到很好的解决。

（一）电子公文的格式规范问题。

《国家行政机关公文处理办法》第三章规定了一份电子公文共分三大块：眉首部分、主体部分和版记部分。各部分又分别由不同的要素组成。眉首部分主要标识公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素；主体部分主要标识公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、发文机关印章、附注等要素；版记部分主要标识主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素。一份的正式公文，其发文机关标识、发文字号、公文标题、主送机关、正文、成文时间、发文机关印章等这些要素又是不可或缺的。

由于受传统纸质公文制发方式方法的影响，目前我市部分政务数据交换中心的电子公文为采用纸质公文制发时所套用的批量印刷的纸质红色文头，所以在电子公文的制作中省略了文头和印章部分，从而导致电子公文从格式规范上无首无尾，试问缺乏了头和脚如何在公文的有效性上立足？

（二）电子公文的合法性问题。

在软件环境中，即使设计出与纸质公文格式相同的电子公文模板，有发文机关标识、落款等，却无法为电子公文盖上传统的印章和亲笔签署。假如缺乏对电子文件操作权限的控制，公文作者的标识很轻易被改动且不留痕迹，或者作者本人抵赖而无法证实；即使是由电子系统自动记录文件发送者的信息，这个发送者可能是文件的作者，也可能是任何建立、转换或传输数据的人、设备或程序。可见，电子公文作者的真实身份难以确认，因此其合法性就难以保障。

三、针对目前各区县电子公文的流转作如下建议

（一）严格规范电子公文格式

各区县应在电子公文的制发过程中参照《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704-1999）标准严格执行公文制发规范，公文文头可手工制作也可使用第三方软件自动生成，印章则必须采用按规范格式制作的软件产品。比如《德宏州电子公文交换系统》等类似软件就设计有公文文头制发模块和先进的电子印章管理系统，非常实用。

（二）为电子公文的合法性加装外衣

如何保障电子公文的合法性和真实有效性是电子公文流转过程中一个极其重要的问题。保障电子公文的合法性就要保证电子公文制发作者印鉴的不可复制；保障电子公文的真实有效就要保证电子公文本身不可以被篡改。

目前，已有部分发展较快的省市开始采用电子印章，其主要工作方式是在一个远程办公网络平台上，专门有一个机要人员负责对电子公文进行最终审核，然后输入密码，系统确认其权限后自动调出后台存储的电子印模，在相应位置盖上“印章”。有些省市还实现了领导的电子签署，领导在审核完电子公文后，输入密码，系统确认权限后，在发文稿纸的相应位置自动添加后台存储的领导亲笔签名的图像。可见，通过电子签章可以实现与传统的用印、签署类似的功能。随着我国电子签章法的出台，电子签章的效力将得到认可，对电子公文作者身份的确认问题将迎刃而解。