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渝档发〔2004〕30号
重庆市档案局关于贯彻
《重庆市档案信息化建设规划纲要》的实施意见
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各区、县（自治县、市）档案局（馆），市级各机关、团体、企事业单位档案部门：
《重庆市档案信息化建设规划纲要》已经市政府同意，并以渝府办发〔2004〕72号文下发。各级档案部门要认真贯彻《纲要》，把档案信息化建设作为一项重要工作来抓。为了适应电子政务建设、电子文档管理、数字化档案馆建设和国家公文立卷制度改革等新情况新任务的要求，更好地贯彻《纲要》，特提出如下实施意见：
1、加强领导，将档案信息化建设列入国民经济和社会发展计划。2002年3月，国务院电子政务建设协调小组将国家档案局正式列为成员单位。档案是历史的真实记录，是独特的巨大的信息资源，是电子政务建设不可缺少的重要内容。各级档案行政管理部门应当争取成为各级政府电子政务建设领导机构成员，将档案数据库、档案馆数字化工程、现行文件服务中心建设列入各级政府信息化建设的计划，以利于在组织规划、资金投入、设备设施配置等方面为档案信息化建设提供必要的条件。要明确档案信息化工作管理机构和相关人员，加强档案信息化建设的指导和协调工作。
2、统一规划，加强对档案信息化建设的监督实施。在《纲要》的指导下，各级档案部门首先要做好统筹规划工作，制定本地区、本部门、本单位的档案信息化建设的实施方案。各项目标的实现要遵循先易后难，急用先行的策略。市局坚持在全市推广使用统一的档案管理系统软件，并依照国家标准，借鉴先进地区经验，结合重庆实际，制订了重庆市档案信息化建设相关标准规章，以规范全市档案信息化建设。各级档案部门应结合本地区、本部门的实际情况，认真贯彻执行《纲要》及相关标准规章，大力推广应用统一的档案管理系统软件，严格遵循新的著录规则，切实加强对电子文档、档案数据库建设的管理和监督指导。
3、依托重庆市电子政务工程，尽快建成全市档案信息网络。重庆电子政务网络平台，是全市统一的政务骨干网络，已连通全市大部分县以上党政机关和部分乡镇，安全性、保密性强。充分利用重庆电子政务网络资源，是快速构建我市档案信息网络的捷径。各区、县（自治县、市）档案局（馆）要加快与重庆电子政务网络平台的接入。市档案局拟建的“重庆市档案信息网”，为区、县（自治县、市）档案局（馆）提供了发布档案信息的网页平台，预置了档案数据库的储存空间。各级档案局（馆）应配备好相应的软件、硬件设备，积极开展网上档案信息发布工作；有条件的档案局（馆）应争取有关部门授权与支持，建立党政机关现行文件服务中心，使之成为政务公开的一个重要窗口。
4、大力推进电子文档的规范化管理。随着重庆电子政务工程的启动，今后大量公文在政务网上进行交换，必须采取电子公文和纸质公文双轨运行的方式。市局统一推广的档案管理系统软件较好地解决了电子文件的生成、发送、接收、办理、编目、统计、查阅利用、移交进馆等环节的技术流程和操作规范，兼顾了纸质文档管理以及与现有其他纸质文档管理软件的数据互换，是我市迄今为止严格执行国家最新标准，技术手段新、数据接口多、功能较为完备、适用范围广的文档管理软件。因此，全市各级各部门必须使用该软件，统一和规范全市电子文件的归档、接收、备份、移交进馆工作。我市各级综合档案馆必须带头使用统一推广软件，开展对同级党政机关电子文件的接收进馆工作。在此之前各级各部门使用不同类型的文档管理软件所形成的数据，在移交进馆时，必须导入统一软件系统，以确保全市电子文档的规范化管理。各区、县（自治县、市）档案局（馆）应按照《纲要》要求，组织好统一软件的应用培训和推广工作。
5、加快档案公共信息数据库的建设。第一、建立全市档案资料目录中心。各地档案局（馆）要按国家档案局的统一部署和《纲要》的要求，加快全国和全市明清档案目录中心数据库、民国档案目录中心数据库、革命历史档案目录中心数据库、建国后档案目录中心数据库及重庆特有的移民档案目录中心数据库等五个大型档案公共信息数据库的建设，尽快实现重要档案目录的网上浏览与查询。从2004年起，全市各单位在每年12月应向同级综合档案馆报送按统一标准格式要求的机读目录；在向同级综合档案馆移交档案时，同时移交相应的机读目录。为此，市局与重庆科怡公司合作开发了统一推广软件的目录专用版，请各级档案部门根据实际情况，认真组织推广使用，按《纲要》要求，搞好目录数据的报送和接收工作，为实现全市档案信息资源共享做出应有的贡献。第二、通过对馆藏档案文献进行数字化加工处理，建立重庆市档案文献全文数据库和多媒体数据库。在具体规划中，要遵循以下几个基本原则：⑴价值性原则。既优先选择珍贵档案进行数字化。优先选择珍贵档案进行数字化处理，既有利于珍贵档案的保护，又有利于人们共享宝贵的档案文献遗产。⑵实用性原则。既优先选择利用率较高的档案文献进行数字化处理。要站在社会总需求的高度，把握党政机关、公民个人以及社会各方面的各种需求，确定不同的利用率作为选择标准。⑶开放性原则。既优先选择开放的档案文献进行数字化。有条件的单位，也可以首先对尽可能多的馆藏进行数字化，然后根据密级将数字化的档案信息分为内部和外部网两部分，查阅时根据授权提供相应的档案查询服务。⑷特色性原则。即选择本馆有特色的档案资源进行数字化。在财力物力限制较多的情况下尤其要考虑这一原则。
6、全市各级档案部门要搞好网络建设，集中精力做好本单位“内部”的局域网建设和管理工作。机关内部局域网建设是档案信息化建设中非常重要的基本保障条件之一。各级档案部门在新建、改建档案用房时，必须将档案信息化基础设施建设纳入其方案规划中。各信息点采用双点布置，明确内外网通道，不得相互混用。已建好局域网的单位，如与上述要求不符，应尽快实施改造。
7、加强安全系统建设，是档案信息化建设的保障。要采取过硬的措施，保证档案信息网络、档案信息资源库的安全，决不能造成失、泄密的发生。一是网络建设要实行内部局域网、政务网、公众网三网隔离，未公开的档案信息只放在内部网和政务网上，从物理上保证档案信息系统的安全；二是制订全面、系统的管理制度，从组织领导、系统建设、信息上网审批、访问权限控制、密码管理、涉密载体的保管、网络维护、检查监督、奖励惩罚等多个方面，做出具体规定，进行网络管理和运转秩序的规范。其次，多技术并用，确保档案信息防护安全可靠。充分利用防火墙技术、计算机病毒防治技术、访问控制技术、加密技术、数字水印技术等，阻止非法用户的入侵、计算机病毒的破坏和网络黑客的攻击。通过上述措施，保证档案信息资源和网络运行的安全，有效地做到“进得去、防得住、调得出、用得好”。
8、加快全市档案信息化人才队伍建设。各地各部门应积极利用我市IT产业人才优势，多形式、多渠道培养和使用信息技术人才，推进重庆档案信息化建设。各区、县（自治县、市）档案局（馆）至少应配备1名计算机专业或信息技术专业人员。要建立人才激励机制，鼓励支持档案工作人员学习掌握IT技术，提高档案干部队伍应用计算机和网络技术的能力与水平。要努力创造档案信息技术人才脱颖而出的环境条件，尽快建立起一支适应档案信息化建设需要的专业技术人员队伍。
二○○四年六月九日
